校办字〔2020〕11号

为进一步规范校长办公室公文写作格式，根据《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704—2012），结合工作实际情况，制定本规定：

一、行文规则

1.校长办公室发文，采用国家标准的信函式格式。

2.校长办公室一般不对外正式行文。对外行文的，只限业务对口单位的工作联系及开具相关证明等；对内按职权范围，可直接向校内各单位行文,一般仅限于通知、报告、请示、函等文种。

3.一般情况下，除校领导直接交办的事项外，请示、报告等应报送有关部门，不直接送校领导个人，更不能同时送几位校领导。

二、公文内容

（一）版头

以学校党委名义对内发文使用“中共吉林大学委员会文件”文头纸，对外发文使用“中共吉林大学委员会”文头纸；以学校名义对内发文使用“吉林大学文件”文头纸，对外发文使用“吉林大学”文头纸；以校长办公室名义发文，使用“吉林大学校长办公室”文头纸。

（二）主体

1.发文字号。由发文单位代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成。校长办公室对内发文代字为“校办字”。发文年度一律用公元纪年全称，括于六角括号“〔〕”内，置发文单位代字之后，发文顺序号之前。发文序号不编虚号（即1不编001号），不加“第”字。发文字号采用3号仿宋体，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。发文字号之下居中印一条与版心等宽的红色分隔线，距离为3号字字高的7/8。几个单位联合发文，只标明主办单位文号。发文一般不标注签发人，不印发秘密等级和紧急文件。

2.标题。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类、发文单位名称等。一般编排于红色分隔线下，距其距离为3号字字高的7/8，分一行或多行居中排布，排列应当使用梯形或菱形。公文标题一般不用标点符号，发布规章性文件可加书名号；出现多个单位、人名等并列时，每个单位名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。

转发文件的，如被转发文件标题文字过长，可以适当地压缩文字、概括内容，但不能以被转发文件的发文字号代替文件标题。

3.主送单位。指承办或处理公文的单位。主送单位应使用全称或规范化简称。主送单位应写在标题下空一行位置，正文之上，居左顶格，一般与题目空3号字体一行。

4.正文。正文是公文的主体，用来表述公文的具体内容。正文位于标题或主送单位下方。自然段之间不空行。

草拟公文应注意下列事项：

（1）要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及其他有关规定。如提出新的规定，应切实可行并加以说明。

（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（3）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当标明中文含义。日期要写具体的年、月、日。

（4）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

（5）章节序数的写法要分明。一般排列顺序为：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。层次序数可以越级使用，第一层用“一、”，第二层既可以用“（一）”，也可以用“1．”。

（6）应使用国家法定计量单位。

（7）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

5.附件。指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如附件：1．）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。

附件正文一般另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行，格式要求同公文标题。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。转发、印发性通知，其转发、印发内容不属于附件。

6.发文单位。单一行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空两字编排发文单位书名，印章同时下压发文单位署名和成文日期；联合行文时，应当先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次向下编排，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章同时下压发文单位署名和成文日期。

7.成文日期。一般右空四字编排。独立发文的，以主任签发日期为准；联合行文的，以最后一个单位签署的日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。会议通过的文件，一般应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

8.印章。除会议纪要外，公文一律加盖印章。发文单位署名和成文日期应居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

9.如遇公文正文恰好满页，发文单位和发文时间须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取注识“（此页无正文）”的方法解决。

10.附注。公文如有附注，应居左空二字加圆括号标识在成文日期下一行。其中，“请示”必须在附注处注明联系人的姓名和电话。

（三）版记

设置版记栏目的，版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等，版记应放在公文的最后一面（偶数页）的最下面位置。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。校长办公室发文一般无版记部分。

三、页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。一字线上距版心下边缘7㎜。首页不显示页码。双面印刷时，单页码居右空一字，双页码居左空一字。A4纸表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排；不一起装订时，附件另编页码。

四、公文的用纸、印装要求

（一）公文首页必须显示正文。

（二）公文的文字应横排，并从左至右书写。

（三）一般情况下，公文使用的字体应统一。标题一般用2号小标宋，正文除章节序数外一般用3号仿宋体字，标题与正文之间要拉开一定距离，一般为3号宋体两行，也可根据需要逐级缩小半号字体。

（四）公文用纸一般使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）纸张。天头（上白边）为37㎜±1mm，订口（左白边）为28㎜±1mm，版心尺寸为156㎜*225㎜。一般每页排22行，每行排28个字，左侧装订。如A3纸印刷，应骑马装订文件。

（五）公文一般双面印刷、左侧装订。订位为两订外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm。骑马钉订距均钉在折缝线上，平订订距与书脊间的距离为3-5mm。

五、校长办公室其他一般性文件格式参照本规定处理