校办字〔2020〕14号

为进一步提校长办公室文件管理工作的制度化、规范化、科学化水平，根据国家、学校相关规定，结合工作实际，制定本办法。

一、收文办理

1. 校长办公室收文由综合科执行，及时进行汇总和登记。所有公文均由专职管理人员拆封，其他人员未经允许不得拆看。

2.收到文件，应填写《校长办公室文件处理卡》，送主任阅示，批阅后交由专职人员具体办理。在规定时间内由主管领导督促相关人员办理，交回综合科存档。

3.参加会议带回的文件，应主动交综合科，按收文程序办理。

4.综合科收到保密文件后，要严格按照保密管理条例，根据保密等级，交送相关人员阅读。保密文件不得超范围传阅、不得复印留存、不得拍照影印、不得上传网络、不得超范围谈论评议。严禁泄密事件发生。

5.已交校领导批示或交相关科室办理的公文，综合科要负责跟踪催办，防止漏办和延误。

二、发文办理

1.校长办公室发文包括年度工作要点、工作总结、奖惩决定、工作通知、舆情通报、工作方案、网上通知、各项规定等。

2.以校长办公室名义起草印发的文件由相关科室填写《吉林大学发文稿纸》，经科长、分管副主任核稿，主任签发后，到综合科填写文号、复印或发布，起草科室负责按计划发放文件。网络通知等材料是否填写文号，具体由副主任或主任认定。

所有发文应在印发后，将领导签发的《吉林大学发文稿纸》和文件（3 份）交综合科存档。

3.校长办公室上报给学校和相关领导的请示件、呈送件等相关材料，经分管副主任、主任签批后，在综合科登记流水号，按要求上报。校领导批示后，需将相关材料送综合科登记存档。

三、公文归档

1.归档工作由综合科负责。公文印发后，各科室将归档材料 （签批单、正本和有关材料）交综合科分类归档，保存备查。文件类公文须提交3份完整原件。

2.立好的案卷，应根据有关规定定期向档案馆移交。